Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt. Die rechtlichen Angaben wurden anhand der genannten Vorschriften recherchiert. Trotz sorgfältiger Prüfung können Fehler nicht ausgeschlossen werden.
Bei Gewerbemietverträgen gilt Vertragsfreiheit — dort sind auch Verwaltungs- und anteilige Instandhaltungskosten umlegbar, und die Umsatzsteuer spielt eine Rolle. Ein eigener Beitrag dazu ist in Vorbereitung. Für Österreich (§ 21 MRG) und die Schweiz (Art. 257a OR) gelten teils gegensätzliche Regeln: Verwaltungskosten etwa sind in Österreich umlagefähig, in Deutschland nicht.
Die kurze Antwort
Umlagefähig sind ausschließlich die Betriebskosten, die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt sind — und auch die nur dann, wenn ihre Umlage im Mietvertrag vereinbart wurde. Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das laufende Betreiben des Gebäudes entstehen.
Daraus folgt die wichtigste Faustregel: Laufende Kosten sind umlagefähig, einmalige Kosten nicht. Die jährliche Wartung der Heizung ja — ihre Reparatur nein. Der Hausmeister, der wöchentlich das Treppenhaus wischt, ja — der Handwerker, der die kaputte Stufe ersetzt, nein.
Drei Voraussetzungen für die Umlage
Damit Sie eine Kostenart überhaupt abrechnen dürfen, müssen alle drei Punkte zutreffen. Fehlt einer, bleibt die Position bei Ihnen — auch wenn sie im Katalog steht.
1. Die Kostenart steht im Katalog des § 2 BetrKV
Die Aufzählung ist abschließend. Was dort nicht steht, ist keine Betriebskostenart — mit der einzigen Ausnahme der „sonstigen Betriebskosten" nach Nummer 17, für die besondere Regeln gelten (siehe unten).
2. Die Umlage ist im Mietvertrag vereinbart
Ohne Vereinbarung schuldet der Mieter nach § 535 Abs. 1 BGB nur die Grundmiete; die Betriebskosten wären dann in der Miete enthalten. Die Vereinbarung muss nicht jede einzelne Position aufzählen — ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung oder die Formulierung „Betriebskosten im Sinne des § 2 BetrKV" genügt in der Regel.
Nachträglich eine neue Kostenart aufzunehmen, geht nicht einseitig. Entsteht während des Mietverhältnisses eine neue laufende Kostenart, brauchen Sie dafür eine entsprechende Klausel im Vertrag oder das Einverständnis des Mieters.
3. Die Kosten sind tatsächlich angefallen und belegt
Abgerechnet wird, was Sie bezahlt haben — nicht, was Sie erwarten. Der Mieter hat ein Recht auf Belegeinsicht, und zwar für jede einzelne Position.
Alle 17 umlagefähigen Kostenarten
Dies ist der vollständige Katalog des § 2 BetrKV in der Reihenfolge der Verordnung.
| Nr. | Kostenart | Was konkret dazugehört |
|---|---|---|
| 1 | Laufende öffentliche Lasten | In der Praxis vor allem die Grundsteuer |
| 2 | Wasserversorgung | Wasserverbrauch, Grundgebühren, Zählermiete, Eichung, Wasseraufbereitung |
| 3 | Entwässerung | Abwassergebühr, Niederschlagswasser, Betrieb einer Entwässerungspumpe |
| 4 | Heizung | Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Abgasmessung, Ablesung, Fernwärme |
| 5 | Warmwasser | Wie Nr. 4, bezogen auf die Warmwasserbereitung |
| 6 | Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen | Wenn beides aus einer Anlage kommt und getrennt werden muss |
| 7 | Aufzug | Betriebsstrom, Wartung, Prüfung, Reinigung, Notrufsystem |
| 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Gebühren der Kommune, Müllschlucker, Müllpresse, Sperrmüllentsorgung |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Treppenhaus, Keller, Aufzug, Zugänge — laufende Reinigung |
| 10 | Gartenpflege | Pflege der Grünflächen, Spielplatz, Zufahrten; auch Ersatz von Pflanzen |
| 11 | Beleuchtung | Strom für Außenbeleuchtung und gemeinschaftlich genutzte Räume |
| 12 | Schornsteinreinigung | Kehrgebühren, soweit nicht schon in Nr. 4 enthalten |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Gebäude-, Feuer-, Sturm-, Wasser-, Haftpflicht-, Öltankversicherung |
| 14 | Hauswart | Vergütung inklusive Sozialbeiträge — ohne Verwaltungs- und Reparaturanteile |
| 15 | Gemeinschaftsantenne, Breitband | Betrieb und Wartung; seit Juli 2024 stark eingeschränkt (siehe unten) |
| 16 | Wäschepflegeeinrichtungen | Betriebsstrom, Wartung, Reinigung gemeinschaftlicher Waschmaschinen |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | Nur bei ausdrücklicher Einzelbenennung im Mietvertrag |
Übernimmt der Hausmeister auch Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben, muss dieser Anteil seiner Vergütung herausgerechnet werden. Wer den Hausmeister vollständig umlegt, riskiert, dass die Position insgesamt gekürzt wird.
Was Sie nicht umlegen dürfen
§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei große Blöcke ausdrücklich aus. Sie sind die häufigste Ursache für erfolgreiche Einwendungen von Mietern.
Verwaltungskosten
Alles, was mit der kaufmännischen Verwaltung zu tun hat: Kosten der Hausverwaltung, Ihre eigene Arbeitszeit, Porto, Telefon, Kontoführung, Steuerberatung für die Vermietung, Kosten der Abrechnungserstellung selbst.
Instandhaltung und Instandsetzung
Jede Reparatur, jeder Austausch, jede Erneuerung. Die Grenze verläuft zwischen Wartung (umlagefähig) und Reparatur (nicht umlagefähig): Die turnusmäßige Prüfung der Heizungsanlage darf umgelegt werden, der Austausch der defekten Umwälzpumpe nicht — auch dann nicht, wenn beides auf derselben Rechnung steht.
Weitere nicht umlagefähige Posten
- Leerstandskosten — der Anteil leerstehender Einheiten bleibt bei Ihnen
- Mietausfallwagnis und Kosten der Mietverfolgung
- Bankgebühren für das Mietkonto
- Rechtsverfolgungskosten, etwa Anwalts- oder Gerichtskosten
- Erstanschaffungen, etwa die neue Mülltonne oder der erste Rauchmelder
Wenn eine Handwerkerrechnung Wartung und Reparatur zusammen ausweist, müssen Sie aufteilen. Lässt sich der Betrag nicht trennen, ist die gesamte Position gefährdet. Bitten Sie den Handwerker in solchen Fällen um eine getrennte Ausweisung — das ist der einfachste Weg, spätere Kürzungen zu vermeiden.
Der Sonderfall „sonstige Betriebskosten"
Nummer 17 wirkt wie ein Auffangbecken, ist aber das genaue Gegenteil. Damit eine Kostenart darüber umlagefähig wird, muss sie im Mietvertrag ausdrücklich und einzeln benannt sein. Eine pauschale Klausel wie „sowie sonstige Betriebskosten" reicht nicht aus — sie ist unwirksam, weil der Mieter bei Vertragsschluss nicht absehen kann, was auf ihn zukommt.
Typische Beispiele, die einzeln vereinbart werden müssen: Wartung von Rauchwarnmeldern, Dachrinnenreinigung, Prüfung von Elektroanlagen, Betrieb einer Sicherheitsanlage, regelmäßige Legionellenprüfung.
Kabel und Glasfaser seit Juli 2024
Das sogenannte Nebenkostenprivileg für Kabelfernsehen ist zum 1. Juli 2024 entfallen. Die Kosten eines Kabelanschlusses können seither nicht mehr pauschal über die Betriebskosten auf alle Mieter verteilt werden — der Mieter entscheidet selbst, ob er einen Vertrag abschließt.
Für neu errichtete Glasfaseranschlüsse besteht daneben die Möglichkeit, ein Glasfaserbereitstellungsentgelt zeitlich befristet und der Höhe nach begrenzt umzulegen. Die Voraussetzungen dafür sind eng; wer hier abrechnen will, sollte die aktuelle Fassung von § 2 Nr. 15 BetrKV im Einzelfall prüfen.
Das Wirtschaftlichkeitsgebot
Auch eine Position, die im Katalog steht und vereinbart ist, darf nicht unbegrenzt hoch sein. § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB verpflichtet Sie zur Wirtschaftlichkeit: Sie müssen ein angemessenes Verhältnis zwischen Leistung und Kosten wahren.
Praktisch heißt das: Wenn eine Reinigungsfirma deutlich über dem ortsüblichen Niveau abrechnet, kann der Mieter die Position auf einen angemessenen Betrag kürzen. Ein Preisvergleich ist nicht vorgeschrieben, aber im Streitfall Ihr bester Beleg.
Häufige Fragen
Darf ich die Grundsteuer voll umlegen?
Ja, die Grundsteuer fällt unter Nummer 1 und ist in voller Höhe umlagefähig. Bei gemischt genutzten Gebäuden müssen Sie den auf Gewerbeeinheiten entfallenden Anteil allerdings getrennt behandeln, wenn dadurch eine erhebliche Mehrbelastung der Wohnungsmieter entstünde.
Was passiert mit den Kosten einer leerstehenden Wohnung?
Die trägt der Vermieter. Der auf die leerstehende Einheit entfallende Anteil darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden — er wird ganz normal nach dem Umlageschlüssel berechnet und bleibt dann bei Ihnen.
Sind Wartungskosten für den Rauchmelder umlagefähig?
Die laufende Wartung ja — aber nur, wenn sie als sonstige Betriebskosten nach Nummer 17 ausdrücklich im Mietvertrag benannt ist. Die Anschaffung der Geräte ist nie umlagefähig, ebenso wenig deren Austausch. Bei Mietgeräten ist die Rechtslage uneinheitlich.
Kann ich Kosten umlegen, die im Vertrag nicht stehen?
Nein. Ohne vertragliche Grundlage besteht kein Anspruch, und eine nachträgliche einseitige Erweiterung ist nicht möglich. Sie können dem Mieter eine Vertragsänderung anbieten — zustimmen muss er nicht.
Gilt derselbe Katalog auch für Gewerbemietverträge?
Nein. Im Gewerbemietrecht gilt Vertragsfreiheit: Dort können auch Verwaltungs- und sogar Instandhaltungskosten umgelegt werden, wenn die Klausel klar genug formuliert ist und den Mieter nicht unangemessen benachteiligt. Der BetrKV-Katalog ist dort nur Orientierung, keine Grenze.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 3. August 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei konkreten Streitfragen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt für Mietrecht oder an einen Eigentümerverband.
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