Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt. Die rechtlichen Angaben wurden anhand der genannten Vorschriften recherchiert. Trotz sorgfältiger Prüfung können Fehler nicht ausgeschlossen werden.
Was eine Abrechnung enthalten muss
Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung braucht vier Angaben. Fehlt eine davon, ist sie unwirksam — und wahrt damit auch die Abrechnungsfrist nicht.
- Die Gesamtkosten je Kostenart für die gesamte Wirtschaftseinheit
- Der Verteilerschlüssel, verständlich angegeben
- Der Anteil des Mieters, aus den ersten beiden Angaben nachvollziehbar
- Die Verrechnung der Vorauszahlungen des Mieters
Der Maßstab ist, ob ein durchschnittlicher Mieter ohne juristische Vorkenntnisse die Rechnung nachvollziehen kann. Belege müssen nicht beigefügt werden — sie müssen nur auf Verlangen einsehbar sein.
Formeller oder inhaltlicher Fehler?
Diese Unterscheidung entscheidet über alles Weitere.
| Formeller Fehler | Inhaltlicher Fehler | |
|---|---|---|
| Beispiel | Verteilerschlüssel fehlt, Gesamtkosten nicht genannt | Rechenfehler, nicht umlagefähige Position, falsche Fläche |
| Abrechnung ist | unwirksam | wirksam, aber falsch |
| Frist gewahrt? | Nein | Ja |
| Korrektur nach Fristablauf | nicht mehr zulasten des Mieters | nur zugunsten des Mieters |
Eine inhaltlich falsche, aber formell vollständige Abrechnung ist für Sie deutlich besser als eine formell unvollständige. Prüfen Sie deshalb vor dem Versand vor allem die vier Pflichtangaben — Rechenfehler lassen sich später noch heilen, fehlende Pflichtangaben nach Fristablauf nicht.
Wann Sie korrigieren dürfen
Innerhalb der Zwölfmonatsfrist: Sie dürfen frei korrigieren, auch zulasten des Mieters. Schicken Sie eine vollständige neue Abrechnung und weisen Sie darauf hin, dass sie die frühere ersetzt.
Nach Ablauf der Frist: Eine Korrektur zulasten des Mieters ist ausgeschlossen. Stellt sich heraus, dass Sie zu wenig abgerechnet haben, bleibt es dabei.
Zugunsten des Mieters müssen Sie dagegen jederzeit korrigieren. Fällt Ihnen nach zwei Jahren auf, dass Sie eine nicht umlagefähige Position abgerechnet haben, hat der Mieter einen Rückforderungsanspruch.
Wann die Nachzahlung fällig wird
Die Nachzahlung wird mit Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Üblich und angemessen ist es, dem Mieter eine Zahlungsfrist von etwa 30 Tagen einzuräumen.
Zahlt er nicht, geraten Sie in den normalen Verzug: Mahnung, Verzugszinsen, notfalls gerichtliche Geltendmachung. Eine Aufrechnung mit der Kaution ist während des laufenden Mietverhältnisses grundsätzlich nicht zulässig — die Kaution sichert das Ende des Verhältnisses.
Belegeinsicht und Zurückbehaltung
Der Mieter darf die Originalbelege einsehen. Üblicherweise geschieht das in Ihren Geschäftsräumen; Kopien müssen Sie nur auf seine Kosten und bei berechtigtem Interesse zusenden.
Verweigern Sie die Einsicht, darf der Mieter die Nachzahlung zurückbehalten, bis Sie die Belege vorlegen. Die Forderung entfällt dadurch nicht, wird aber vorerst nicht durchsetzbar. Gewähren Sie die Einsicht deshalb zügig — sie kostet wenig und nimmt dem Streit die Grundlage.
Verjährung
Neben der Ausschlussfrist läuft die reguläre Verjährung von drei Jahren. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie davon Kenntnis erlangt haben.
In der Praxis ist fast immer die Zwölfmonatsfrist die engere Schranke — sie greift lange vor der Verjährung. Für Rückforderungsansprüche des Mieters ist dagegen die Verjährung der maßgebliche Zeitrahmen.
Häufige Fragen
Muss ich bei einer Korrektur die ganze Abrechnung neu erstellen?
Empfehlenswert ja. Eine vollständige, in sich schlüssige neue Abrechnung ist nachvollziehbarer als ein Nachtrag und vermeidet Streit darüber, was nun gilt. Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass sie die vorherige ersetzt.
Der Mieter hat widersprochen — muss ich das akzeptieren?
Nein. Ein Widerspruch macht die Abrechnung nicht unwirksam. Prüfen Sie die Einwände sachlich: Sind sie berechtigt, korrigieren Sie; sind sie es nicht, begründen Sie das schriftlich und bleiben Sie bei Ihrer Forderung.
Was, wenn ich versehentlich eine Position vergessen habe?
Innerhalb der Zwölfmonatsfrist können Sie sie nachtragen. Danach nicht mehr — die vergessene Position ist verloren.
Darf ich die Vorauszahlungen nach der Abrechnung erhöhen?
Ja, auf Grundlage einer ordnungsgemäßen Abrechnung dürfen beide Seiten eine Anpassung auf eine angemessene Höhe verlangen. Die Erhöhung wirkt für die Zukunft, nicht rückwirkend.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Mindestens so lange, wie Einwendungen und Rückforderungen möglich sind — praktisch also über die Einwendungsfrist des Mieters hinaus. Steuerliche Aufbewahrungspflichten können längere Fristen vorgeben.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 3. August 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
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